LGPD nos escritórios de contabilidade! Qual o impacto?

Em agosto de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) se tornou legalmente aplicável no Brasil sendo que as multas serão aplicadas a partir de agosto de 2021. A LGPG surgiu da preocupação atual de manter informações pessoais em sigilo, o que gera implicações para o trabalho em vários escritórios de contabilidade e empresas que exigem o compliance dos contadores.

O que é dado pessoal?

Segundo a LGPD no artigo 1º, dado pessoal é qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, como nome, endereço, data de nascimento, origem racial, opinião política, dados genéticos.

Em outras palavras, com os recentes avanços tecnológicos, também entram nessa lista informações como redes sociais, e-mails, endereços de IP, dados de geolocalização, identificadores de cookies nos sites, biometria dentre outros.

Nesse contexto, o objetivo da Lei será para atualizar os padrões de proteção de dados das pessoas físicas, porque objetiva garantir que os titulares dos dados sejam protegidos adequadamente contra violações de privacidade.

A legislação se aplica a todas as empresas que coletam, armazenam e processam dados, seja na forma física ou digital.

Por exemplo, no caso de um escritório de contabilidade existe o processamento de dados pessoais de seus clientes, funcionários, terceirizados e prestadores de serviços eventuais.

O que altera com a LGPD nos escritórios de contabilidade?

A LGPD nos escritórios contábeis exigirá a implementação de mecanismos internos e sistemas de controle para garantir a conformidade com a legislação (compliance). Por essa razão será preciso gerar evidências e provas documentais para atestar que o sistema funciona para um auditor interno e externo, porque essa será uma exigência dos clientes.

O escritório de contabilidade terá de seguir uma política de proteção dos dados e toda equipe operacional – seja ela CLT ou PJ – precisará de treinamento (adequado ao seu papel) para garantir que TODOS os colaboradores compreendam os procedimentos de proteção a privacidade dos dados pessoais.

A importância de satisfazer todos os princípios da LGPD para os escritórios contábeis

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, antes de poder processar qualquer dado pessoal ou sensível, o seu escritório deve satisfazer todos os princípios da LGPD. É preciso comprovar o consentimento do cliente para que você possa reter, coletar, tratar, registrar, apagar e armazenar seus dados pessoais e que você tem infraestrutura para manter a segurança de tais informações.

Nesse processo, uma certificação na ISO 27001 auxilia a padronizar os processos nos escritórios de contabilidade com o objetivo de garantir a total segurança da informação dos dados pessoais.

Como o escritório de contabilidade deve se adaptar à LGPD?

Primeiramente, é preciso fazer o mapeamento de dados, levantando e documentando todos os tipos de dados pessoais que o seu escritório possui, identificando a sua origem, forma de armazenamento (por exemplo, qual software é usado), como são processados e tratados, com quais funcionários ou empresas os dados pessoais são compartilhados e por quanto tempo serão mantidos dentro do escritório de contabilidade antes de ser definitivamente apagados. Em seguida é necessário confirmar a legalidade da retenção de cada dado.

Pesquise também a conformidade dos vários fornecedores de software que seu escritório de contabilidade utiliza. Descubra como os seus parceiros estão tratando os dados dos seus clientes e quais são suas políticas de compliance, principalmente aqueles com armazenamento de documentos em nuvem.

É importante que o escritório de contabilidade desenvolva uma política interna de compliance digital detalhada para a proteção dos dados pessoais e dados sensíveis, definindo os responsáveis por manter os registros de acordo com a LGPD (DPO), bem como obter consentimento de seus clientes nos casos previstos em lei.

Escritório de contabilidade do século XXI

Portanto, o escritório contábil precisa atualizar seu site sobre avisos sobre privacidade, o que fazer diante de uma violação de segurança, entre outros pontos.

A LGPD nos escritórios de contabilidade trará desafios e oportunidades para os contadores efetivamente empreendedores. Em caso de dúvida nessa implantação, é fundamental procurar aconselhamento jurídico com profissionais especializados.

Ao contratar com especialistas em segurança da informação e privacidade, tenha referencias das empresas, pois as multas serão aplicadas a partir de agosto de 2021.

Saiba mais sobre a mestre em direito digital Ana Paula Siqueira

A Dra. Ana Paula Siqueira é graduada em direito e pós-graduada em direito empresarial pela Universidade Mackenzie e Mestre pela PUC/SP em direito digital, professora, advogada e palestrante.

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