Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais – Siqueira Lazzareschi de Mesquita Advogados
Este documento tem por finalidade estabelecer as regras para tratamento de informações que incluem exemplificativamente as operações de retenção e descarte de dados coletados dos USUÁRIOS além do registro de suas atividades de acordo com as leis aplicáveis.
Esta Política complementa, e não substitui, a POLÍTICA DE PRIVACIDADE SLM Advogados e Políticas afins, disponibilizadas no endereço eletrônico https://slmadv.com.br/politica-privacidade.
Esse controle se aplica a todas as operações, pessoas e processos que constituem o sistema de informações da SLM Advogados, incluindo colaboradores, membros do conselho, diretores, fornecedores, clientes e terceiros que têm acesso aos dados tratados pela SLM Advogados.
I. CATEGORIAS DE REGISTRO
A SLM Advogados classifica os Registros em categorias que estabelecem os requisitos de retenção e de descarte para cada uma. Todos os Dados Pessoais serão retidos pelo tempo necessário ao cumprimento do objetivo para que foram coletados, com finalidades lícitas, específicas e informadas.
Há uma diversidade de tratamentos de Dados Pessoais cujo prazo de arquivamento não é determinado por lei, como, por exemplo, o tempo de guarda dos Dados Pessoais de um prospecto comercial.
Para tais dados, a SLM Advogados estipula um prazo de guarda que seja coerente com as práticas de mercado e com a natureza do tratamento, enquanto não houver determinação específica pela autoridade reguladora.
Para demais Registros, incluindo aqueles de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, reserva-se o direito de mantê-los armazenados até o fim do prazo prescricional estipulado em lei.
I.I. REGISTROS DE NEGÓCIOS
São aquelas informações e dados registrados em qualquer meio, criadas ou capturadas, que reflitam circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados criados ou mantidos como parte da condução de negócios da SLM Advogados, como por exemplo prestação de serviços do portfólio da SLM Advogados; celebração e execução de contratos; e/ou consultas jurídicas extrajudiciais.
I.II. REGISTROS DE MARKETING E DE COMUNICAÇÃO
Trata-se daquelas informações pessoais obtidas pela SLM Advogados em (i) mailing; (ii) newsletter; e (iii) serviço de atendimento ao cliente.
Os Registros que forem utilizados para fins de marketing ou de pesquisa permanecerão armazenados na base de dados apenas enquanto perdurar o interesse do titular em receber esses materiais, sendo possibilitado o opt-out a qualquer tempo, o qual permite a revogação do consentimento.
I.III. REGISTROS DE RECURSOS HUMANOS (RH)
São os Dados Pessoais coletados para (i) gestão do setor de RH, como por exemplo gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos; férias, licenças, ausências; (ii) gestão de carreira, como treinamentos, avaliações e experiência profissional; (iii) administração do setor de RH para comunicação corporativa, trabalho em rede social do escritório e uso de ferramentas de computador e telefonia; organogramas, serviços corporativos, planejamento e orçamentos, relatórios, pesquisa, reorganizações, aquisições e cisões; (iv) saúde ocupacional, como atestados médicos, prontuário médico, atestados de saúde ocupacional e todos os demais relacionados à saúde dos colaboradores; (v) recrutamento e seleção, como nome, gênero, estado civil, idade, dados de contato, RG, CPF, comprovante de endereço, dados bancários, informações de função, habilidades, experiências, qualificações, referências, currículo, dados de entrevista e avaliação, notas e registros da entrevista e qualquer outra informação que o candidato disponibilize em seu processo seletivo; e (vi) gestão de viagens de negócios, como informações para organização de viagens (preferências, local, dentre outros); CNH e despesas.
Alguns Dados Pessoais são retidos após o término do contrato de trabalho, quer seja determinado ou indeterminado, estágio ou contrato de prestação de serviço, ou trabalho temporário, para cumprir os períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista e/ou tributária, assegurando os direitos deles decorrentes para ambas as partes.
Os contratos de trabalho, as fichas de registro de empregados e os respectivos Perfis Profissiográficos Previdenciários (PPP) serão armazenados até que ocorra a rescisão contratual.
I.IV. REGISTROS DE SEGURANÇA
São aquelas informações coletadas para gerenciamento do acesso e permanência nas dependências da SLM Advogados (inclusive as plataformas virtuais disponibilizadas) como nome, RG, CPF, foto, controle de crachá, login e senha para acesso aos sistemas de informação.
II. RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS
Em razão de cada tipo de registro de dados descrito alhures, denota-se a sistemática de retenção e descarte de dados conforme especificação abaixo:
| Tipo de Registro | Descrição/Finalidade | Prazo de Retenção | Forma de Descarte |
|---|---|---|---|
| Registro de Negócios | Tipo: Contrato de prestação de serviço advocatício em âmbito judicial. Finalidade: Retenção e guarda dos dados para assegurar o direito até o decurso de prazo prescricional referente ao fato/contrato/negócio jurídico/ação rescisória. | Cinco anos contados da prestação de contas após o trânsito em julgado do processo | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
| Registro de Negócios | Tipo: Contrato de prestação de serviço advocatício em âmbito extrajudicial. Finalidade: Retenção e guarda dos dados para possibilitar a integral defesa em nome do cliente bem como assegurar o direito até o decurso de prazo prescricional referente ao fato/contrato/negócio Jurídico. | Cinco anos contados da liquidação do contrato de honorários. | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
| Registro de Marketing | Tipo: Dados contidos na negociação e proposta de contrato de Honorários. Finalidade: Dados destinados à marketing e correspondência de conteúdos jurídicos e relevantes. | Cinco anos na hipótese de não conclusão do negócio. Salvo hipótese de opt-out. | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
| Registro de Marketing | Tipo: Dados originados de leads e inscrições para recebimento de conteúdo. Finalidade: Dados destinados à marketing e correspondência de conteúdos jurídicos e relevantes. | Três anos na hipótese de não conclusão do negócio. Salvo hipótese de opt-out. | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
| Registro de Recursos Humanos | Tipo: Dados originados de contratos de prestação de serviços, contratos de trabalho e/ou termos de compromisso de estágio. Finalidade: Possibilitar o livre desempenho da função do prestador de serviço, colaboradores e estagiários. | Enquanto durar o contrato de prestação de serviço, contrato de trabalho e/ou termo de compromisso de estágio. | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
| Registro de Recursos Humanos | Tipo: Dados originados de processos seletivos. Finalidade: Assegurar a integralidade das informações do candidato que está aplicando à vaga disponibilizada. | Enquanto durar o processo seletivo. | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
| Registro de Segurança | Tipo: Dados originados de acessos e logins em plataformas internas da SLM Advogados. Finalidade: Retenção destinada à assegurar a segurança e autenticidade do login. | Enquanto durar a prestação de serviço/função desenvolvida. | Os dados serão deletados e destruídos digitalmente (ou fisicamente se necessário for). |
III. CONTATO DIRETO DISPONIBILIZADO AO TITULAR DOS DADOS
Cumpre esclarecer que o Titular dos Dados possui canal específico para encaminhar as suas solicitações de remoção e/ou explicações que deverão ser encaminhadas para o endereço da controladora na Rua Monte Alegre nº 212, 5º andar, conjunto 52, Perdizes – CEP 05014-000 – São Paulo – SP / Tel. +55 11 2384-1013 ou por email contato@slmadv.com.br nos termos do artigo 18 da Lei Geral de Proteção de Dados. Não serão aceitos pedidos de informação, remoção ou explicação por meio de aplicativos de comunicação instantânea.
As solicitações serão respondidas dentro do prazo legal de 15 (quinze) dias do recebimento do pedido (artigo 19, II da Lei Geral de Proteção de Dados).
Para que a comunicação seja recebida com a devida localização e identificação do remetente, o Titular dos Dados deve indicar claramente seu nome completo, inserir uma cópia de um documento de identificação e indicar o endereço para o qual a resposta deve ser enviada.
IV. ATUALIZAÇÃO DA POLÍTICA DE RETENÇÃO
Neste termo, reserva-se o direito da SLM Advogados em alterar ou atualizar a política de retenção de dados, comunicando os titulares sobre as versões recentes, bem como indicar a referida versão mais recente, cabendo ao Titular dos Dados verificá-la sempre que efetuar o acesso aos sites, aplicativos ou serviços oferecidos pelo SLM Advogados.
Salienta-se que, ocorrendo atualizações neste documento, a SLM Advogados notificará o Titular de Dados mediante as ferramentas disponíveis nos sites, aplicativos e serviços prestados pela SLM Advogados e/ou meios de contato fornecidos pelo Titular de Dados, vinculando-o aos novos termos deste documento a partir da entrega da notificação sobre as atualizações.
V. LEI APLICÁVEL E JURISDIÇÃO
Aplica-se à Presente Política a Legislação brasileira pertinente, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) e o Código Civil no que couber, sem exclusão de outra mais especial.
A presente Política de Privacidade será interpretada segundo a legislação brasileira, no idioma português, sendo eleito o foro da cidade de São Paulo para dirimir qualquer litígio ou controvérsia envolvendo o presente documento, salvo ressalva específica de competência pessoal, territorial ou funcional pela Legislação Aplicável.
São Paulo/SP, 11 de julho de 2024.
Siqueira Lazzareschi de Mesquita Advogados – SLM Advogados